Este período de home office está sendo um desafio. Uma nova
forma de trabalho que demanda novos procedimentos, muitos destes diferentes dos
quais estamos habitualmente acostumados. E é neste cenário que está o desafio!
Como adaptar o que era feito presencialmente de forma que seja eficiente
remotamente? Ao longo dos últimos textos tratamos sobre questões relacionadas
ao período de home office, mas ainda temos muito o que aprender! Neste texto,
abordaremos as tão necessárias reuniões de equipe e como fazê-las de forma
eficiente e produtiva.
Tudo deve ser motivo de reunião?
O importante aqui é ponderar o tema que será discutido. O
assunto realmente pede a mobilização de todo o grupo ou pode ser resolvido com
uma ligação ou e-mail? É necessário realizar essa análise para que não se perca
tempo individual e de toda a equipe com reuniões desnecessárias.
Reuniões semanais ou diárias? O que é melhor?
Depende do que será abordado. É importante que todos saibam
o que ocorre na equipe. Isso gera muitas trocas e aprendizados, mesmo que o
trabalho do colega não interfira no do outro diretamente. Opte por reuniões
semanais para que sejam abordadas as principais estratégias que serão tomadas
nos próximos dias e realizar os apontamentos necessários. Assim, as reuniões
diárias ocorrerão para entendimento de como estão fluindo as tarefas de acordo
com o que foi pontuado no encontro semanal, se há alguma dificuldade ou
alteração. Dessa forma, as conferências podem ser muito mais objetivas,
poupando o tempo de todos e priorizando a produtividade.
Mantenha a pontualidade!
Atrasar-se para uma reunião pode indicar que você não se
organizou para tal, além de demonstrar a falta de empatia com seus colegas e
clientes, pois você está fazendo com que todos aguardem além do necessário para
dar início à reunião. Por este motivo, preze pela pontualidade, pois essa é uma
das principais regras de etiqueta em uma reunião, independentemente de ser
realizada presencialmente ou por videoconferência.
Dê espaço para que todos falem
É importante que todos tenham o seu momento de fala e possam
compartilhar suas experiências, dificuldades e agregar com sugestões para
possíveis melhorias. Como dito anteriormente, neste período de home office é
necessário dar importância às trocas, que são tão comprometidas neste momento e
estas dão espaço ao pensamento criativo.
Alguns assuntos devem ser pontuados individualmente
O motivo do encontro envolve algum feedback que de alguma
forma pode ser negativo para um determinado colaborador? Não o exponha, opte
por conversar com ele ou ela individualmente, evitando constrangimentos.
E o momento de descontração, como fica?
Não precisamos ficar engessados para que a reunião ocorra de
forma clara e objetiva. É claro que sentimos saudades daqueles com quem
convivíamos diariamente e não há mal algum em ter um momento de descontração!
Mas, para que não se perca o foco da reunião, opte para que este momento ocorra
no final da conferência. Esperamos que estas dicas ajudem a realizar as
reuniões de forma positiva. Ainda temos muito o que aprender e desenvolver e
seguiremos passíveis de erros e acertos. Mas o mais importante aqui é
reconhecer onde melhorar e agir em prol da mudança.
